Projektmanagement auf Zeit | Externe Projektunterstützung

Unternehmen stehen oftmals vor der Situation, aufgrund von (temporären) Ressourcenengpässen oder Krisensituationen in Projekten möglichst schnell und unkompliziert für eine befristete Zeit (externe) Projektmanager zu benötigen. Im diesem Artikel möchten wir skizzieren, welche Vorteile entstehen können, wenn man externe Projektmanager auf Zeit unter Vertrag nimmt und welche Punkte es dabei zu beachten gilt.

Was ist Projektmanagement auf Zeit

„Management auf Zeit“ oder „Interim Management“ steht für eine zeitlich befristete Art des Managements innerhalb einer Linienposition, in der Regel mit einer gewissen Ergebnisverantwortung. Entstanden in den 1970er Jahren in den Niederlanden und in den 1980er Jahren in Großbritannien, ermöglichte es eine Flexibilisierung des Arbeitsmarktes. Das Ziel: Schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können und in Krisensituationen innerhalb eines Unternehmens schnell auf (externe) Experten zugreifen zu können. Einfacher und unkomplizierter, ohne Rücksichtnahme auf lange Kündigungsfristen, diverse Ansprüche, etc.

Ähnlich gestaltet sich auch „Projektmanagement auf Zeit“. Hier erfolgt eine temporäre Abstellung von Projektleitungs-Ressourcen zur vollverantwortlichen Abwicklung eines Projektes, eventuell auch von mehreren Projekten.

Externes Projektmanagement bietet als weitere Möglichkeit die Abstellung von sogenannten Projektmanagement-Assistenz-Ressourcen. Hierbei bleibt die Rolle des Projektleiters im Unternehmen, dieser wird jedoch von einem Projektmanagement-Assistenten unterstützt, der sich u.a. um die Aktualisierung der Projektpläne (Kosten, Ressourcen, Termine, etc.), die Erstellung des monatlichen Projekt-Reports sowie um die Nachverfolgung von Aufgaben, etc. kümmert.

Ein Expertenblick
von außen soll helfen,
eine verworrene,
kritische Situation
rasch zu analysieren.

Der Bedarfsfall – wann macht Projektmanagement auf Zeit Sinn

Betrachten wir zunächst mögliche Beweggründe, die externe Projektunterstützung erforderlich machen. Aus unserer Erfahrung gibt es hier vier Situationen:

• Mangelnde Projektleitungsressourcen
• Mangelnde Projektmanagement-Erfahrung im Unternehmen
• Mangelnde Fachkompetenz für ein größeres Vorhaben
• Krisensituationen in Projekten

In jenen Unternehmen, die ihr Geld vorwiegend in der Abwicklung von Kundenprojekten verdienen (z. B.: Bau, Anlagenbau, Automation, IT, etc.), kann es bei vollen Auftragsbüchern dazu kommen, dass zu wenig erfahrene Projektleiter zur Verfügung stehen.

Es gibt aber auch Unternehmen, zumeist eher im KMU-Bereich, deren Geschäftsgebiet nur sehr eingeschränkt mit (komplexen) Projekten zu tun hat, oftmals Firmen im Dienstleistungssektor, Behörden bzw. sehr produktions- und/oder vertriebsorientierte Betriebe. Im Falle eines größeren Auftrages gibt es in solchen Organisationen dann ganz einfach niemanden, der für dessen Umsetzung in Frage kommen könnte.

Im dritten Szenario beschäftigen sich Unternehmen zwar mit Projekten und sind im Bereich Projektmanagement grundsätzlich ganz gut aufgestellt, haben jedoch in einem bestimmten Vorhabensbereich keine Fachkompetenz. Ein Beispiel: Ein Unternehmen im Elektronikbereich möchte seine Produktionsstätten erweitern. Es verfügt zwar über Erfahrung und Kompetenzen bei der Umsetzung von Projekten in der Entwicklung und Herstellung von Elektronikprodukten, nicht aber bei der Planung und Koordination des Baus einer Produktionshalle und -anlage.

Die vierte Situation beschreibt den Bedarf an externer Projektunterstützung aufgrund einer Krisensituation in einem laufenden Projekt. Hier soll der Expertenblick von außen helfen, eine verworrene, kritische Situation rasch zu analysieren. Und diese mithilfe von organisatorischen und inhaltlichen Maßnahmen zu stabilisieren und wieder in Griff zu bekommen.

Warum sich Projektmanagement auf Zeit auch nachhaltig bezahlt macht

Beleuchten wir nun die durchaus positiven „Nebenwirkungen“ des Einsatzes von externen Projektleitern: In vielen Unternehmen gibt es eine „natürliche Hemmschwelle“, kritische Verantwortungsbereiche an Unternehmensfremde zu übertragen. Und das ist auch gut so.

Dahingehend empfiehlt sich eine sehr kritische Betrachtung der Sachlage. Als nachteilig gesehen werden könnte der Umstand, dass sie die Steuerung einer vielleicht strategisch wichtigen Aufgabe sowie etwaiges Kern-Know-how an jemanden „Fremden“ übertragen. Dieser könnte scheitern. Oder, nach getaner Arbeit, viel Know-how aus dem Unternehmen mitnehmen. Diese Betrachtung ist berechtigt. Nur, dasselbe kann ihnen mit „internen“ Ressourcen ebenfalls passieren.

Die Frage lautet daher: Welche Vorteile können Sie beim gezielten Einsatz von externen Projektleitern erzielen? Hier ein paar Denkanstöße, bzw. Punkte, auf die Sie bei der Beauftragung externer Projektmanager achten sollten:

1. Methodenkompetenz im Projektmanagement nach internationalen Standards

Wir sprechen hier von Projektmanagern, die die gesamte Tonleiter im Projektmanagement spielen können. Sie wissen, welche Instrumente wann und in welcher Intensität zum Einsatz gelangen, um im Projekt Transparenz herstellen zu können. Im besten Fall können Sie hier vom Know-how ihres externen Projektmanagers mitprofitieren und dieses gegebenenfalls in ihr Unternehmen transferieren. Zu beachten: Verfügt die Person über eine Projektmanagementzertifizierung (idealerweise nach PMI® oder IPMA®)?

2. Sozial- bzw. Führungskompetenz

Durch langjährige Praxiserfahrung sollte die Fähigkeit vorhanden sein, ein Team bilden zu können, ein „Wir-Gefühl“ zu etablieren, zu führen, zu motivieren, Verbindlichkeit herzustellen.

3. Inhaltliche Kompetenz

Neben der Methoden- und Sozialkompetenz ist darauf zu achten, dass der externe Projektleiter auch über Branchenerfahrung bzw. über gewisse Fachkompetenz im inhaltlichen Bereich des Projektes verfügt.
Es muss bzw. sollte sich dabei nicht um einen Expertenstatus handeln – ein Programmier-Experte ist schließlich nicht automatisch auch ein guter IT-Projektleiter – aber man sollte zumindest „dieselbe Sprache sprechen“. Es würde daher eher wenig Sinn machen, einen Forschungsprojektleiter aus dem Pharmabereich ein großes Anlagenbauprojekt leiten zu lassen.
Zu beachten: Welche Projektreferenzen in der Branche / in dem Fachbereich können vorgewiesen werden?

4. Umgang mit den gängigsten Projektmanagement-Software-Tools

Wenn Sie bereits über eine Projektmanagement-Software verfügen, sollte der externe Projektleiter dazu ehestmöglich, im besten Fall sofort, anschlussfähig sein.

5. Sofortige Einsetzbarkeit sowie Transparente und planbare Kosten

Projektmanager auf Zeit zeichnen sich durch Flexibilität und eine gewisse Anpassungsfähigkeit aus. Es gilt, sich möglichst schnell in ein Unternehmen zu integrieren, ohne dabei bei Bedarf die Fähigkeit einer außenstehenden Betrachtung von Situationen zu verlieren. Die Kosten für ihren Einsatz sind plan- und vorhersehbar.