10 Tipps für ein erfolgreiches PMO - Teil 3

Tobias Drugowitsch, PMCC Consulting GmbH and Gerald Aquila, ONEPOINT Projects GmbH

Das Project Management Institute (PMI)® definiert ein Projektmanagement Office (PMO) als “eine Organisationsstruktur, die Standards für Portfolio-, Programm- und Projektmanagement sowie deren Prozesse etabliert und Methoden, Prozesse und Tools verantwortet und unterstützt.”

Mit anderen Worten legt ein PMO Projektmanagement-Regeln und -Richtlinien fest, schult und unterstützt Projektmanager*Innen in deren Anwendung und verantwortet normalerweise die Einführung einer adäquaten PPM-Software, die das Projekt- sowie das Portfoliomanagement (PPM) im Reporting benötigt.

Ein Projektmanagement Offices (PMO) einzuführen kann eine große Herausforderung sein und es benötigt einiges an Erfahrung, um es optimal aufzusetzen. Bei der richtigen Umsetzung erzielen Unternehmen jedoch langfristige Erfolge!

Holen Sie sich mit unseren 10 Schritten einen Masterplan, wie Sie ein erfolgreiches und nachhaltiges PMO einrichten, das auch künftig mit der Strategie und den unternehmerischen Zielen Ihrer Organisation zusammenpasst. Los geht´s!

Hier geht’s zu den ersten Tipps für Ihr PMO:

Tipp 1: Entscheiden Sie sich für den PMO-Typ | Tipp 2: Berücksichtigen Sie agile und traditionelle Projekte | Tipp 3: Konzentrieren Sie sich auf “Quick Wins”

Tipp 4: Definieren Sie hybride KPIs | Tipp 5: Kommunizieren Sie den Nutzen | Tipp 6: Sichern Sie nachhaltige Erfolge | Tipp 7: Stellen Sie sicher, dass der Erfolg messbar ist

Tipp 8: Bleiben Sie motiviert

Die Umsetzung einer bedeutenden organisatorischen Änderung wie dem Einrichten eines PMO kann steinig sein.
Es wird wahrscheinlich Phasen geben, in denen die Dinge langsam oder gar nicht weiter zu gehen scheinen. In diesen Zeiten ist es wichtig, positiv zu bleiben und sich darauf zu konzentrieren, die Interessengruppen zu motivieren und weiterhin für das gemeinsame Ziel zu begeistern. Beachten Sie, dass die relevanten Stakeholder für traditionelle und agile Projekte unterschiedlich sein können und sich daher auch der Informationsbedarf unterscheiden kann.

PPM-Tools können dies unterstützen, indem sie Nutzungsstatistiken und/oder nutzungsbasierte KPIs anbieten, die anzeigen, wie intensiv Benutzer*Innen das Tool verwenden und ob die Daten aktuell sind. Softwaregestütztes Statusreporting kann hier einen erheblichen Nutzen bringen. Es stellt sicher, dass alle Projektmanager*Innen periodisch (in der Regel einmal pro Monat) Statusberichte einreichen müssen. Wird die Häufigkeit und Aktualität dieser Statusmeldungen wiederum über KPIs verfolgt, hat man einen sehr guten Indikator sowohl für die Datenqualität der Nutzung als auch des Projektstatus.

Tipp 9: Bleiben Sie flexibel und anpassungsfähig

Wenn das Unternehmen wächst und sich verändert, muss sich das PMO anpassen können. Beispielsweise kann das Projektmanagement Office als unterstützendes PMO beginnen, sich aber im Laufe der Zeit in ein direktives PMO verwandeln. Gleiches gilt für Ihre Art von Projekten: Auch wenn Sie zunächst nur klassische Projekte haben, sollte Ihr PMO flexibel genug sein, um zukünftig auch agile Projekte abzudecken.

Die Mitarbeiter Ihres PMO können diesen Wandel in der eigenen Organisation unterstützen und sind offen dafür, diesen Wandel in Zukunft aktiv mitzugestalten. Dies könnte z. B. ein vierteljährlicher Workshop sein, in dem „neue“ Methoden oder „moderne“ Ideen recherchiert und bewertet werden, die Ihrer Organisation einen Nutzen bringen könnten. Einige Ideen, die nicht wirklich neu, aber interessant sind, könnten zum Beispiel sein:

• Hybrides Projektmanagement
• Business Model Canvas
• Design Thinking
• Kanban
• Lean management
• Safe® – Scaled Agile Framework
• …

Das von Ihnen gewählte PPM-Tool sollte auch flexibel sein. Es sollte sich Ihren Bedürfnissen anpassen und erweiterbar sein. Sie brauchen ein Tool, das Sie selbst konfigurieren und bei Bedarf an Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen können. Sie möchten keine externen Berater hinzuziehen, um einfache Änderungen umzusetzen. Dies gilt insbesondere für das Reporting-Framework: Die PPM-Lösung sollte adaptive integrierte Reporting-Möglichkeiten unterstützen und idealerweise über Reporting-Tools von Drittanbietern (Business-Intelligence-Lösungen) zugänglich sein.

Tipp 10: Machen Sie es zu Ihrem Projekt

Schließlich ist der Aufbau einer neuen Organisationseinheit – Ihr neues PMO – in einem Unternehmen oder einer NGO ein eigenes Projekt wert.

Dieses Projekt sollte sich an der Governance, Struktur und den Prozessen der gesamten Organisation orientieren und auch in die Strategie passen, um die Implementierung eines PMO zu rechtfertigen. Es ist wichtig, das organisatorische Buy-in sicherzustellen, bevor mit der Umsetzung begonnen wird. Um den späteren Erfolg sicherzustellen, rücken Sie Ihre Key-Stakeholder in den Fokus – sowohl Ihre internen Unterstützer als auch Ihre Gegner: „Keep your friends close, keep your enemies closer!“

• Aufbau einer temporären Projektorganisation: Unterstützen Sie dieses Team mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Linienorganisationen/Abteilungen, die sich später mit dem Ergebnis dieses Projekts befassen. Die Rollen „Projektauftraggeber“, „Projektmanager“, „Mitglieder des Kernteams“ sind obligatorisch.
• Definieren Sie die Grenzen für traditionelle und agile Projekte.
• Entwickeln Sie ein Projektbudget. Nicht nur die benötigten Ressourcen, sondern auch die finanziellen Aspekte sollten Teil Ihrer Überlegungen sein.
• Definieren Sie ein realistisches Enddatum für das Ergebnis und/oder entwickeln Sie einige grobe Meilensteine (Highlights und Termine) für die Roadmap.

Beachten Sie, dass dies wie eine „Henne-Ei“-Situation erscheinen kann, da Ihre Projektmanagementprozesse natürlich noch nicht eingerichtet sind. Wenn Sie das PMO-Set-up jedoch wie ein Projekt ausführen, können Sie nicht nur Ihre frühen Entscheidungen validieren, sondern auch Ihre Bemühungen auf Kurs halten und organisieren. Dies könnte die Situation sein, um Unterstützung/Coaching zu bitten, um Best-Practice-Erfahrungen von qualifizierten Projektmanager*Innen zu erhalten.

Conclusio

Wir hoffen, wir konnten Ihnen ein paar nützliche Tipps oder Denkanstöße für die Einrichtung Ihres neuen PMO geben. Jetzt liegt es an Ihnen, den nächsten Schritt zu machen!

_{PMI und A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017 sind registrierte Warenzeichen des Project Management Institute, Inc.}