10 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement Office - Teil 1

Tobias Drugowitsch, PMCC Consulting GmbH and Gerald Aquila, ONEPOINT Projects GmbH

Das Project Management Institute (PMI)® definiert ein Projektmanagement Office (PMO) als “eine Organisationsstruktur, die Standards für Portfolio-, Programm- und Projektmanagement sowie deren Prozesse etabliert und Methoden, Prozesse und Tools verantwortet und unterstützt.”

Mit anderen Worten legt ein PMO Projektmanagement-Regeln und -Richtlinien fest, schult und unterstützt Projektmanager*Innen in deren Anwendung und verantwortet normalerweise die Einführung einer adäquaten PPM-Software, die das Projekt- sowie das Portfoliomanagement (PPM) im Reporting benötigt.

Ein Projektmanagement Offices (PMO) einzuführen kann eine große Herausforderung sein und es benötigt einiges an Erfahrung, um es optimal aufzusetzen. Bei der richtigen Umsetzung erzielen Unternehmen jedoch langfristige Erfolge!

Holen Sie sich mit unseren 10 Schritten einen Masterplan, wie Sie ein erfolgreiches und nachhaltiges PMO einrichten, das auch künftig mit der Strategie und den unternehmerischen Zielen Ihrer Organisation zusammenpasst. Los geht´s!

Tipp 1: Entscheiden Sie sich für den PMO-Typ

Zu Beginn sollten Sie sich entscheiden, welchen „Typ“ von PMO sie aufbauen möchten. In der gängigen Literatur beschreiben wir drei mögliche PMO-Modelle:

• Supportive: Hier agiert das Projektmanagement Office als Berater. Es sieht seine Aufgabe im Wissensmanagement und als Quelle für Best Practice. Es ist verantwortlich für Schulungen sowie den Erfahrungstransfer rund um die Projektarbeit.
• Controlling: Hier agiert das Projektmanagement Office als Auditor und Ratgeber. Zur Beratungsfunktion kommen hier auch Aspekt der Überprüfung und der Einhaltung von Prozessen und Rahmenbedingungen hinzu. Ebenfalls werden Richtlinien entwickelt und eingeführt.
• Directive: Ein “direktives”, also anleitendes Projektmanagement Office verantwortet die Projektdurchführung. Die Projektleiter*Innen berichten direkt an das PMO, das als Lenkungsausschuss fungiert.

Wichtig: Querdenken ist erlaubt und erwünscht! Ihr PMO kann auch eine Kombination aus den drei bekannten Typen sein. Seien sie kreativ!

Basierend darauf definieren sie ein Vision Statement für Ihr PMO und detaillieren darunter messbare Ziele und Ergebnisse für Ihr Vorhaben. Für die Entwicklung dieser Themen eignen sich besonders gut Kreativitätstechniken wie Design Thinking oder das Business Model Canvas.

Während der Entwicklung der spezifischen Idee für Ihr zukünftiges PMO sollten sie bereits mögliche Risiken und Rahmenbedingungen für den Zweck und Nutzen desselben beachten. Vergessen Sie nicht, diese auch an die aktuellen Bedürfnisse ihrer Organisation anzupassen!

Tipp 2: Berücksichtigen Sie agile und traditionelle Projekte

Gleichwohl Agilität das Paradigma der Jetztzeit ist, beobachten wir, dass traditionelle bzw. Wasserfall-Projekte nicht so schnell aussterben werden. Das wahrscheinliche Szenario für viele Organisationen ist, dass sie sich in einem „hybriden Projektportfolio“ sowohl mit agilen als auch mit traditionellen / Wasserfall-Projekten befassen müssen.

Daher sollten Sie versuchen, ein Set-up zu finden, das alle Arten von Projekten, die in Ihrem Unternehmen oder Ihrer NGO existieren, unterstützt. Sie möchten ja sicher keine „Zwei-Klassen-Situation“ haben. Das bedeutet: Wenn Sie diese Mischung in Ihrer tatsächlichen Projektelandschaft wiederfinden, dann sollte auch die gesamte Kraft Ihres PMO sowohl für agile als auch für traditionelle/Wasserfall-Projekte verfügbar sein. Die Mitarbeiter in Ihrem Projektmanagement Office müssen in der Lage sein, alle Arten von Projekten, die Teil Ihres gesamten Portfolios sind, zu unterstützen und zu coachen.

Aus Tool-Sicht sollten Sie sich für eine zukunftssichere Projektportfoliomanagement (PPM)-Lösung entscheiden. Idealerweise einer, die sowohl agile als auch traditionelle Projekte in einem Portfolio gut bewältigen kann. Sie sollten sich auch überlegen, wie Sie mit sehr einfachen Projekten umgehen, die möglicherweise kein vollständiges agiles oder traditionelles Set-up benötigen. Dies ist unerlässlich, wenn Sie möchten, dass sie weiterhin Teil Ihres hybriden Projektportfolios sind, um einen einzigen, klaren und konsistenten Überblick über alle Ihre Projekte zu erhalten.

Tipp 3: Konzentrieren Sie sich auf “Quick Wins”

Definieren Sie „Low Hanging Fruits“, d. h.  kleine, in einem kurzen Zeitrahmen leicht zu erreichende Ziele. Denken Sie dabei an einfach umsetzbare Maßnahmen, die einem Projekt oder einem Projektteam schnell einen raschen, greifbaren Nutzen bringen.

Zumeist ist die Betrachtung des Einzelprojektmanagements ein erster Schritt bei der Einführung eines Projektmanagement Office. Wenn dieses Setting eingerichtet ist, also Maßnahmen zur Standardisierung und Optimierung der Arbeit in einzelnen Projekten umgesetzt sind, können Sie die „übergeordneten Themenstellungen“ anpacken. Wie das Multiprojekt- bzw. Portfoliomanagement, um einen globalen Überblick über Ihre Projektelandschaft zu erhalten und die traditionellen / Wasserfall- und agilen Notwendigkeiten zu berücksichtigen.

Konzentrieren Sie sich auf die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen und beziehen Sie sie bei wichtigen Schritten oder Entscheidungen für Ihre PMO-Initiative mit ein. Eine neue oder verbesserte Portfoliodarstellung aller aktuellen Projekte versetzt das Management in die Lage, Entscheidungen auf strategischer Ebene zu treffen, z. B. um Projekte mit hoher Priorität zu unterstützen. Das wirft aber auch ein gutes Licht auf Ihr PMO und hilft Ihnen, wenn es um Entscheidungen oder nächste Initiativen geht. Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft Ihres Projektmanagement Office und fragen Sie das Top-Management, ob es zusätzliche Bedarfe hat – Lessons Learned aus verschiedenen Zielgruppen sind willkommen!

Feiern Sie Ihre schnellen Erfolge. Dies wird dazu beitragen, Engagement aufzubauen und die Moral zu fördern, während diese Änderungen umgesetzt werden.

In Bezug auf Ihre eingesetzte PPM-IT-Lösung könnten Sie den ersten Usern eine eingeschränkte Anzahl von Ansichten und Funktionen zur Verfügung stellen. Selbst eine einfach zu bedienende Softwarelösung kann kompliziert aussehen, wenn zu viele Aspekte gleichzeitig eingeführt werden. Konzentrieren Sie sich auf schnelle Erfolge und überlegen Sie, welche Ansichten und Funktionen Sie wirklich benötigen, um Ihre aktuellen Benutzer*Innen zu unterstützen.

Gleichzeitig sollten Sie auch darüber nachdenken, Ihre Projektmanagement-Richtlinien und PPM-Lösung vorerst nur auf eine definierte Pilot-Anwendergruppe auszurollen, z. B. für eine Abteilung. Auf diese Weise können Sie aus dem Feedback dieser Gruppe lernen und Ihre Richtlinien und Ihr Set-up verbessern, bevor Sie es in der gesamten Organisation einführen.

Hier geht’s zu den nächsten Tipps für Ihr Projektmanagement Office:

Tipp 4: Definieren Sie hybride KPIs | Tipp 5: Kommunizieren Sie den Nutzen | Tipp 6: Sichern Sie nachhaltige Erfolge | Tipp 7: Stellen Sie sicher, dass der Erfolg messbar ist

Tipp 8: Bleiben Sie motiviert | Tipp 9: Bleiben Sie flexibel und anpassungsfähig | Tipp 10: Machen Sie es zu Ihrem Projekt

_{PMI und A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017 sind registrierte Warenzeichen des Project Management Institute, Inc.}