10 Tipps für Ihre PMO Aufgaben - Teil 2

Tobias Drugowitsch, PMCC Consulting GmbH and Gerald Aquila, ONEPOINT Projects GmbH

Das Project Management Institute (PMI)® definiert ein Projektmanagement Office (PMO) als “eine Organisationsstruktur, die Standards für Portfolio-, Programm- und Projektmanagement sowie deren Prozesse etabliert und Methoden, Prozesse und Tools verantwortet und unterstützt.”

Mit anderen Worten legt ein PMO Projektmanagement-Regeln und -Richtlinien fest, schult und unterstützt Projektmanager*Innen in deren Anwendung und verantwortet normalerweise die Einführung einer adäquaten PPM-Software, die das Projekt- sowie das Portfoliomanagement (PPM) im Reporting benötigt.

Ein Projektmanagement Offices (PMO) einzuführen kann eine große Herausforderung sein und es benötigt einiges an Erfahrung, um es optimal aufzusetzen. Bei der richtigen Umsetzung erzielen Unternehmen jedoch langfristige Erfolge!

Holen Sie sich mit unseren 10 Schritten einen Masterplan, wie Sie ein erfolgreiches und nachhaltiges PMO einrichten, das auch künftig mit der Strategie und den unternehmerischen Zielen Ihrer Organisation zusammenpasst. Los geht´s!

Hier geht’s zu den ersten drei Tipps für Ihr PMO:

Tipp 1: Entscheiden Sie sich für den PMO-Typ | Tipp 2: Berücksichtigen Sie agile und traditionelle Projekte | Tipp 3: Konzentrieren Sie sich auf “Quick Wins”

Tipp 4: Definieren Sie hybride KPIs

Key Performance Indicators (KPIs) für Projekte und/oder Portfolios helfen, einen klaren und konsistenten Überblick über Projekte zu behalten.

• KPIs schaffen Transparenz über Wechselwirkungen mit anderen Projekten
• KPIs unterstützen vor allem Entscheidungsträger bei fundierten und zeitnahen Entscheidungen
• KPIs ermöglichen den Vergleich verschiedener Szenarien, um Effekte auf Basis von Wechselwirkungen zwischen Projekten transparent aufzuzeigen

Die von Ihnen definierten KPIs müssen sowohl für traditionelle als auch für agile Projekte funktionieren. Glücklicherweise sind die meisten etablierten KPIs, die aus dem „traditionellen“ PPM stammen, auch für agile Projekte (insbesondere Scrum) anwendbar. Wir haben alle vom PMBoK-Guide® definierten KPIs analysiert und festgestellt, dass der Scheduled Performance Indicator (SPI) der einzige KPI ist, der nicht direkt für Scrum-Projekte verwendet werden kann. Wir glauben jedoch, dass es durch die klassische Velocity im Sinne des Scrum-Frameworks ersetzt werden kann, da die Berechnungsmethoden sehr ähnlich sind.

Für den Anfang empfehlen wir, dass Sie (sofern Sie nicht bereits eine Reihe von KPIs im Sinn haben) zunächst mit etablierten KPIs wie SPI/Entwicklungsgeschwindigkeit und CPI (Cost Performance Indicator, basierend auf der Earned Value Analyse) arbeiten. Überlegen Sie als Nächstes, ob es spezifische Indikatoren für Ihre Unternehmensstruktur, Prozesse oder Ihr Geschäftsmodell gibt, die von Wert sein könnten, und fügen Sie bei Bedarf Ihre eigenen KPIs hinzu.

Die Definition eines guten Settings für KPIs ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen PMO.
Denken Sie immer an KPIs wie jene der Earned Value-Analyse, die für einzelne Projekte und auch für Portfolios funktionieren. Hier wird der Fortschritt anhand des Ist-Aufwands vs. Aufwand bis zur Fertigstellung (bzw. Ist-Kosten vs. Cost-to-Complete) im Zeitverlauf gemessen. Alle diese Werte sind sowohl für traditionelle / Wasserfall-Projekte als auch für agile Projekte verfügbar (denken Sie an die zeitliche Sprintplanung).

In Bezug auf die Tools ist es wichtig, sowohl auf Projekt- als auch auf Portfolioebene schnellen Zugriff auf Ihre KPIs zu haben. Ihre KPIs sind wichtig für Ihren Entscheidungsprozess. Daher sollten sie immer leicht zugänglich sein – idealerweise in Echtzeit. KPIs sollten auch berichtsfähig sein, um sie in Berichte wie Projektlisten und Statusberichte aufzunehmen.

Tipp 5: Kommunizieren Sie den Nutzen

Aufgabe auf Ihrem Weg zu einem erfolgreichen PMO ist es sich sowohl auf die organisatorischen als auch auf die einzelnen Projektvorteile zu konzentrieren. Beziehen Sie Zielgruppen in Ihre Überlegungen ein und kommunizieren Sie effektiv mit ihnen. Fokussieren Sie sich nicht auf Marketingschlagworte wie „Effizienz“ oder „KPI-Tracking“, sondern schaffen Sie ein individuelles Nutzenpaket für Ihr Unternehmen.

Visualisieren Sie diese Vorteile zum Beispiel in Form einer Roadmap. Machen Sie deutlich, dass Sie dieses neue PMO einrichten, um Ihrem Unternehmen oder Ihrer NGO zu mehr Erfolg zu verhelfen.

Tipp 6: Sichern Sie nachhaltige Erfolge

Die Einführung eines PMO bedeutet für die gesamte Organisation eine signifikante und nachhaltige Veränderung. Es ist Aufgabe eines PMO, sich auf das Änderungsmanagement und das Engagement der Interessengruppen zu konzentrieren, um sicherzustellen, dass sich die Menschen für den langfristigen Erfolg engagieren. Diese organisatorische Veränderung muss an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet und damit Teil der Unternehmensstrategie werden – sonst scheitert sie.

Aus Tool-Sicht möchten Sie idealerweise einen Anbieter, der Feedback schätzt und an einer langfristigen Beziehung interessiert ist. Wenn Benutzer *Innen sehen, dass ihr Feedback geschätzt und manchmal sogar in das Produkt eingebaut wird, werden sie viel motivierter sein, das Tool zu verwenden. Dies wiederum wird aktuellere PPM-Daten von höherer Qualität gewährleisten, was wiederum zu fundierteren und besseren Entscheidungen führen wird.

Tipp 7: Stellen Sie sicher, dass der Erfolg messbar ist

Wie bereits erwähnt, müssen die Vorteile der Implementierung eines PMO frühzeitig klar definiert und klar kommuniziert werden. Diese Vorteile müssen jedoch auch messbar sein, damit sie sowohl während der Einführung als auch nach dem ersten Roll-out nachverfolgt und berichtet werden können.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, explizite „Deliverables“ für Ihre Projektmanager*Innen und Ihr PMO zu definieren, wie z. B.:

• Ein minimales Set an Projektmanagementmethoden, die verwendet werden müssen (z. B. Projektauftrag, Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm, Ressourcenplan, Kostenplan usw.)
• Regelmäßige Statusberichte im Rahmen eines standardisierten Projektcontrolling-Prozesses
• Eine Reihe von Rollenbeschreibungen in der Projektorganisation, um Ihrer Organisation beim Aufbau einer angemessenen Projektorganisation zu helfen
• Die erforderlichen Daten zur Berechnung der definierten KPIs und der Dashboards oder Berichte zur Kommunikation dieser KPIs für Einzel- und Multiprojektmanagement

Und vergessen Sie natürlich nicht, den Status dieser Ergebnisse regelmäßig an alle relevanten Stakeholder zu kommunizieren.

Hier geht’s zu den nächsten Tipps für Ihr PMO:

Tipp 8: Bleiben Sie motiviert | Tipp 9: Bleiben Sie flexibel und anpassungsfähig | Tipp 10: Machen Sie es zu Ihrem Projekt

_{PMI und A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017 sind registrierte Warenzeichen des Project Management Institute, Inc.}